Informare angajați

INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL ale candidaților la un post vacant, anagajaților, colaboratorilor din cadrul Universității Naționale de Știință și Tehnologie POLITEHNICA București

Universitatea Națională de Știință și Tehnologie POLITEHNICA București înțelege obligațiile care îi revin față de dumneavoastră ca angajat/candidat într-un proces de recrutare/colaborare și își propune să protejeze întotdeauna datele personale. În același timp, POLITEHNICA București, din dorința de a fi transparentă cu privire la categoriile de date prelucrate, dorește să vă ajute să înțelegeți cum și de ce se prelucrează datele dumneavoastră. Această informare adresată dumneavoastră are menirea de a clarifica modalitățile în care universitatea folosește datele cu caracter personal ale angajaților/candidaților/colaboratorilor săi.

Definiții:

Date cu caracter personal – înseamnă orice informații privind persoana fizică, identificată sau identificabilă ( “persoana vizată”).

Persoana vizată – orice persoană ale cărei date sunt prelucrate, devenind astfel persoană fizică identificată sau identificabilă.

Operator – persoană fizică sau juridică, autoritatea publică, agenție sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; atunci când scopurile și mijloacele prelucrării sunt stabilite prin dreptul Uniunii sau dreptul intern, operatorul sau criteriile specifice pentru desemnarea acestuia pot fi prevăzute în dreptul Uniunii sau în dreptul intern.

Colectarea – presupune acțiunea de a strânge, a aduna, a primi date cu caracter personal de la persoanele vizate.

Prelucrare – înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi: colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea ori distrugerea.

Identitatea și datele de contact ale operatorului

Universitatea Națională de Știință și Tehnologie POLITEHNICA București, CUI 48467613, cu sediul în Splaiul Independenței, nr. 313, Sector 6, București, România, Cod Poștal – RO-060042, tel: 021 402 9100, e-mail: cabinet.rector@upb.ro,  în calitate de operator de date cu caracter personal, colectează și prelucrează date cu caracter personal prin intermediul facultăților, departamentelor, școlilor doctorale, direcțiilor/serviciilor/birourilor/ compartimentelor, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulament general privind protecția datelor – RGPD) și legislația națională privind protecția și securitatea datelor personale, în vigoare.

Datele de contact ale responsabilului cu protecția datelor

Pentru orice întrebare cu privire la modalitatea în care POLITEHNICA București prelucrează datele, sau dacă doriți să vă exercitați drepturile conferite de legislație, puteți contacta Responsabilul cu Protecția Datelor prin e-mail, la adresa: dpo@upb.ro.

Scopul și temeiul legal în care sunt prelucrate datele cu caracter personal

În conformitate cu legislația europeană (Regulamentul 2016/679/UE, Directiva 2002/58/CE) și națională (Legea nr. 506/2004) în vigoare, Universitatea Națională de Știință și Tehnologie POLITEHNICA București are obligația de a administra în condiții de siguranță și numai pentru scopurile specificate, datele cu caracter personal care îi sunt furnizate.

POLITEHNICA București prelucrează datele dumneavoastră personale în calitate de angajator/potențial angajator/colaborator, în conformitate cu prevederile specifice legislației muncii și prevederile RGPD, în vederea îndeplinirii și derulării obligațiilor contractuale pe care și le asumă față de angajați/colaboratori. În momentul în care se decide încheierea unui contract de muncă/colaborare cu dumneavoastră, departamentul de resort al universității vă solicită un set de date personale și documente.

Datele personale furnizate de dumneavoastră, în calitate de angajat/candidat/ colaborator, în mod liber, notate pe propria răspundere pe formularele-tip folosite la angajare/recrutare, dar și copiile după documentele de identitate, de stare civilă, studii și calificări, starea de sănătate, date fiscale/bancare, sunt necesare în contextul îndeplinirii obligațiilor legale privind recrutarea, încheierea și executarea contractului individual de muncă/de colaborare.

POLITEHNICA București poate să colecteze și să prelucreze următoarele categorii de date:

·         Identificare (nume și prenume, CNP, serie si număr carte de identitate/pașaport, număr marcă, semnătura, număr autoturism etc.);

·         Contact (adresă, telefon etc.);

·         Informații demografice (data nașterii, locul nașterii, țara etc.);

·         Informații personale (stare civilă, nume și prenume soț/soție etc.);

·         Informații financiare (salariu, beneficii, taxe, tranzacții financiare, proprietăți etc.);

·         Informații profesionale (profesie, loc muncă, calificări etc.);

·         Educație (liceu, facultate, specializare, diplome etc.);

·         Informații privind sănătatea necesare pentru medicina muncii sau pentru evaluarea capacității de muncă a angajatului;

·         Informații activitate socială (apartenență sindicală, religie);

·         Informații trafic internet (website-uri accesate, ip-uri accesate etc.);

·         Identificatori online (adresă e-mail, cont acces etc);

·         Fotografii sau înregistrări video.

Datele dumneavoastră personale sunt prelucrate cu un scop bine-determinat, conform legislației în vigoare, pentru îndeplinirea tuturor obligațiilor administrative, organizaționale și fiscale, cum ar fi:

·         participarea la un proces de recrutare/concurs de ocuparea unui post vacant;

·         executarea contractului individual de muncă (CIM)/contractului de colaborare, întocmirea dosarului de personal, fișa postului);

·         completarea datelor în aplicația REVISAL;

·         întocmirea și transmiterea statelor de plată;

·         plata salariului și/sau altor sume (deconturi) prin virament bancar;

·         acordarea unor beneficii (ex: tichete de vacanță);

·         efectuarea plăților către sindicat sau CAR;

·         gestionarea listelor de rețineri;

·         confirmarea situației financiare la nota de lichidare;

·         aprobarea proiectelor de cercetare;

·         efectuarea plăților către participanții la programele de cercetare;

·         managementul derulării proiectelor de cercetare;

·         comunicarea angajator-angajat/colaborator, cuprinzând diverse informații ce țin de interesul legitim al universității sau în interesul persoanei vizate, informații legate de participarea la diferite evenimente organizate de POLITEHNICA București sau parteneri ai acesteia;

·         realizarea condicilor de prezență și a pontajului;

·         monitorizarea/securitatea persoanelor, bunurilor, spațiilor utilizate de POLITEHNICA București, în acest context universitatea poate supraveghea video unele părți ale incintelor în care își desfășoară activitatea pentru asigurarea pazei și protecției persoanelor, bunurilor și valorilor, a imobilelor și a împrejmuirilor acestora;

·         asigurare pregătire profesională;

·         acordarea de consiliere psihologică sau profesională;

·         evaluarea anuală a performanțelor;

·         respectarea cerințelor legale de reglementare în domeniul sănătății și securității muncii (colaborarea și schimbul de informații cu medicul de medicina muncii, prevenirea și stingerea incendiilor  PSI/SSM -SU);

·         Declarația 112 ANAF;

·         eliberarea adeverințelor solicitate de către angajați;

·         gestionarea concediilor de odihnă sau medicale;

·         respectarea legilor ce prevăd transmiterea anumitor informații instituțiilor statului;

·         evaluarea și identificarea calității serviciilor oferite de universitate, a situației de pe piața muncii sau pentru alte statistici;

·         gestionarea conturilor și adreselor de e-mail instituționale;

·         administrarea echipamentelor informatice și de comunicație;

·         accesului autoturismelor în curtea instituției;

·         cazarea în spații de cazare aparținând universității;

·         preluarea de imagini, înregistrări video în cadrul participării la diverse activități  educative organizate de POLITEHNICA București (ex. cursuri online, expoziții, simpozioane, conferințe, activități de voluntariat);

·         scopuri arhivistice;

·         scopuri statistice;

·         în cazul cadrelor didactice sunt prelucrate suplimentar informații de natură personală în următoarele scopuri:

o   managementul activităților educaționale;

o   acordarea gradațiilor de merit;

o   prezentarea prin texte, fotografii sau înregistrări video a corpului profesoral al universității pe site-urile web aparținând acesteia;

o   prezentarea în presa internă sau internațională a unor texte, fotografii sau înregistrări video a evenimentelor sau activităților desfășurate în cadrul POLITEHNICA București.

·         în cazul angajaților având funcții de conducere sunt prelucrate suplimentar informații de natură personală privind bunurile și relațiile acestora pentru publicarea declarațiilor de avere și de interese.

Legalitatea prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal o reprezintă:

·         Articolul 6 alineatul (1) litera (b) din RGPD – prelucrare în scopuri precontractuale și contractuale precum și pentru îndeplinirea unei obligații legale care îi revin operatorului (POLITEHNICA București) conform articolul 6 alineatul (1) litera c) din RGPD;

·         În măsura în care sunt necesare categorii speciale de date cu caracter personal (ex. date privind starea dvs. de sănătate), POLITEHNICA București solicită consimțământul dvs. în conformitate cu prevederile art. 9 alin. (2) lit. (a) din RGPD;

·         Efectuarea de studii statistice, în măsura în care vor fi făcute, se vor face în baza art. 9 alin. (2) lit. (j) din RGPD;

·         Atunci când trebuie să prelucrăm datele personale pentru a executa anumite obligații legale în interesul legitim și asumat al angajaților noștri, putem solicita acestor angajați sa fumizeze informații și despre alte persoane vizate, cum ar fi membrii familiei (ex. copii și/sau părinți, aflați în întreținere pentru anumite deduceri personale). Pentru prelucrarea datelor copiilor minori sub 16 ani, POLITEHNICA București va solicita consimțământul părintelui/tutorelui;

·         Legislația care guvernează raporturile de muncă sunt următoarele: Codul Muncii, Codul Fiscal în vigoare și Legea învățământului superior nr. 199/2023;

·         Legea-cadru nr. 153/2017 privind salarizarea personalului plătit din fonduri publice;

·         Legea nr. 319/2003 privind Statutul personalului de cercetare-dezvoltare;

·         Hotărârea nr. 583 din 22 iulie 2015 pentru aprobarea Planului Național de Cercetare- Dezvoltare și Inovare pentru perioada 2015-2020 (PNCDI III);

·         Legea nr. 399/2006 pentru aprobarea Ordonanței de urgentă a Guvernului nr. 158/2005 privind concediile si indemnizațiile de asigurări sociale de sănătate;

·         Ordinului comun al MFP, MMFPSPV și al MS privind Declarația 112 privind obligațiile de plată a contribuțiilor sociale, impozitului pe venit și evidența nominală a persoanelor asigurate;

·         Legea nr.122/1996 privind regimul juridic al caselor de ajutor reciproc ale salariaților și al uniunii acestora, republicată 2009;

·         Legea nr. 82/1991, Legea contabilității republicată, modificată și completată;

·         Legea nr. 176/2010 privind integritatea in exercitarea funcțiilor și demnităților publice;

·         HG nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziție publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice

·         HG nr. 1425/2006 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Legii securității si sănătății în muncă nr. 319/2006;

·         Legea nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor și normele de aplicare ale acesteia (republicata 2014);

·         HG 301/2012 Norme metodologice de aplicare a Legii 333/2003;

·         Instrucțiunea 9/2013 privind efectuarea analizei de risc la Securitate fizică.

Dacă la recrutare/angajare nu sunteți de acord cu furnizarea datelor personale, POLITEHNICA București, în calitate de angajator nu va putea să demareze demersurile legale precontractuale/contractuale de recrutare, angajare, întocmirea contractului individual de muncă și executarea acestuia.

Categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal ale angajaților sunt destinate utilizării de către operator (POLITEHNICA București) și sunt comunicate următorilor destinatari, dacă este cazul:

  • Ministere: Ministerul Educației Naționale, Ministerul Cercetării și Inovării, Ministerul Fondurilor Europene, Ministerul Mediului;
  • Autorități publice centrale/locale (ITM, ANAF);
  • Servicii sociale și de sănătate (CNPP, CNAS, CASMB, ANOFM);
  • Societăți împuternicite de operatorul POLITEHNICA București (ex. Societăți comerciale de pază și protecție etc.)
  • Societăți bancare;
  • Instituții publice și agenții: Curtea de Conturi, Poliția Română, instanțe de judecată, CNATDCU, ADRBI, OIPOCUMEN, MDRAP, OICPOC, AMPOCA, etc.;
  • Sindicate/CAR;
  • Persoane împuternicite de către POLITEHNICA București să prelucreze datele cu caracter personal;
  • Colaboratori ai universității;
  • Instituții de învățământ naționale sau internaționale;
  • Instituții medicale (pentru serviciul de medicina muncii);

Dezvăluirea datelor de către POLITEHNICA București către terți se face conform prevederilor legale pentru categoriile de destinatari precizați anterior.

Transferul datelor cu caracter personal către un destinatar dintr-o țară terță

Universitatea Națională de Știință și Tehnologie POLITEHNICA București poate transfera anumite date personale, dar numai pe bază de consimțământ formulat expres de către angajat. Transferul datelor se va executa în baza unui acord bilateral de protecție a datelor personale stipulate prin clauze contractuale.

Perioada pentru care vor fi stocate datele cu caracter personal

POLITEHNICA București păstrează datele personale ale angajaților/colaboratorilor atât timp cât este necesar scopului pentru care au fost colectate, în concordanță cu legislația privind protecția datelor personale și a nomenclatorului de arhivare specific. Durata de păstrare a datelor prelucrate în vederea încheierii și executării unui contract individual de muncă este nedeterminată.

Dacă la un moment dat, fiind în afara obligațiilor contractuale de muncă, vă veți exercita dreptul la ștergere a adatelor, POLITEHNICA București va continua să păstreze un set de date personale de bază (nume, data nașterii, perioada contractuală etc.) conform cerințelor legale.

Drepturile persoanei vizate

Conform Regulamentului U.E. 679/2016, beneficiați de:

  • Transparența informațiilor, a comunicărilor și a modalităților de exercitare a drepturilor persoanei vizate – POLITEHNICA București furnizează și comunică orice informații referitoare la prelucrarea datelor personale, într-o formă concisă, transparentă, inteligibilă și ușor accesibilă (conform art. 12 din RGPD);
  • dreptul de a fi informat – de către POLITEHNICA București despre tipul, scopul și temeiurile legale ale prelucrării (conform art. 13 si 14 din RGPD);
  • dreptul de acces – persoana vizată are dreptul de a obține din partea POLITEHNICA București o confirmare că prelucrează sau nu date cu caracter personal care o privesc (conform art. 15 din RGPD);
  • dreptul la rectificare – fără întârzieri nejustificate, a datelor cu caracter personal inexacte (conform art. 16 din RGPD);
  • dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”) – persoana vizată are dreptul de a obține din partea POLITEHNICA București ștergerea datelor cu caracter personal care o privesc (conform art. 17 din RGPD);
  • dreptul la restricționarea prelucrării – persoana vizată poate obține restricționarea prelucrării în cazul în care se aplică unul dintre cazurile menționate în art. 18 din RGPD;
  • POLITEHNICA București are obligația de notificare privind rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal sau restricționarea prelucrării (conform art. 19 din RGPD);
  • dreptul la portabilitatea datelor­ – POLITEHNICA București poate transmite la cererea persoanei vizate datele sale cu caracter personal furnizate inițial, către un alt operator (conform art. 20 din RGPD);
  • dreptul la opoziție – persoana vizată are dreptul de a se opune în limita legislației în vigoare (conform art. 21 din RGPD);
  • dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri (conform art. 22 din RGPD).

Pentru exercitarea acestor drepturi, vă puteți adresa cu o cerere scrisă, datată și semnată la Biroul Protecția Datelor cu Caracter Personal din cadrul POLITEHNICA București sau în format electronic la adresa de e-mail dpo@upb.ro utilizând cererile tip de pe site-ul universității www.upb.ro.

De asemenea, vă este recunoscut dreptul de a depune o plângere în fața Autorității Naționale de Supraveghere www.dataprotection.ro și de a vă adresa justiției.

Dacă unele din datele personale sunt incorecte, vă rugăm să ne informați cât mai curând posibil.

Sursa datelor cu caracter personal

Universitatea Națională și Tehnologie POLITEHNICA București colectează date personale direct de la dumneavoastră sau de la terți (cum ar fi recomandări, adeverințe de la persoane juridice, instituții de învățământ) sau documente publice.

În cazul în care trebuie să prelucrăm date cu caracter personal obținute de la terți  persoane juridice, aceștia din urmă au obligația de a vă furniza informațiile necesare cu privire la utilizarea datelor cu caracter personal transmise.

Detalii privind prelucrările de date speciale sau întemeiate pe consimțământ

Atunci când prelucrarea se bazează pe articolul 6 alineatul (1) litera (a) ”persoana vizată și-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice” sau pe articolul 9 alineatul (2) litera (a) ”persoana vizată și-a dat consimțământul explicit pentru prelucrarea acestor date cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice, cu excepția cazului în care dreptul Uniunii sau dreptul intern prevede ca interdicția prevăzută la alineatul (1) să nu poată fi ridicată prin consimțământul persoanei vizate” din RGPD, aveți dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia. Astfel, puteți modifica sau elimina consimțământul în orice moment, și vom acționa imediat în consecință, cu excepția cazului în care există un motiv legal sau un interes legitim pentru a nu face acest lucru.

Angajamentul și politica POLITEHNICA București privind protecția și securitatea datelor

La datele personale ale angajaților/colaboratorilor poate avea acces numai personalul cu atribuții specifice din cadrul POLITEHNICA București. Universitatea ia toate măsurile de securitate necesare pentru protecția datelor cu caracter personal transmise, stocate sau prelucrate  împotriva distrugerii, pierderii, modificării nelegale sau accidentale, divulgării neautorizate sau accesului neautorizat, precum și împotriva oricărei alte prelucrări nelegale. Măsurile de securitate pe care le implementăm cu privire la datele cu caracter personal au capacitatea de a asigura confidențialitatea, integritatea, disponibilitatea și rezistența continuă a sistemelor și serviciilor de prelucrare, precum și capacitatea de a restabili disponibilitatea datelor cu caracter personal și accesul la acestea în timp util în cazul în care are loc un incident de natură fizică sau tehnică.

Informații suplimentare

Responsabilul pentru protecția datelor are atribuții de monitorizare a conformității cu legislația a tuturor aspectelor care au legătură cu protecția datelor cu caracter personal.

Vă rugăm să ne contactați dacă aveți orice preocupări sau întrebări legate de informațiile de mai sus sau doriți să depuneți o cerere în vederea exercitării unuia din drepturile dumneavoastră.

Având în vedere posibilitatea identificării unor noi prelucrări de date de natură personală, faptul că legile privind protecția datelor cu caracter personal și recomandările autorității de supraveghere se schimbă și se îmbunătățesc periodic, este posibil ca această informare privind confidențialitatea datelor să se schimbe și ea. Ne rezervăm dreptul de a modifica în orice moment, din orice motiv și fără notificare acest document de informare. Vom publica pe site-ul nostru (www.upb.ro) orice schimbare pe care o vom face la această informare.