Informare studenți

INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL ale candidaților/studenților de la programele de licență, masterat, doctorat, postdoctorat, postuniversitare ale Universității Naționale de Știință și Tehnologie POLITEHNICA București

Universitatea Națională de Știință și Tehnologie POLITEHNICA București înțelege obligațiile care îi revin față de dumneavoastră și își propune să va protejeze întotdeauna datele personale. În același timp, POLITEHNICA București, din dorința de a fi transparentă cu privire la categoriile de date prelucrate, își propune să vă ajute să înțelegeți cum și de ce se prelucrează datele dumneavoastră. Această informare adresată dumneavoastră are menirea de a clarifica modalitățile în care, POLITEHNICA București folosește datele cu caracter personal ale candidaților/studenților/ absolvenților.

Identitatea și datele de contact ale operatorului

Universitatea Națională de Știință și Tehnologie POLITEHNICA București, CUI 48467613, cu sediul în Splaiul Independenței, nr. 313, Sector 6, București, România, Cod Poștal – RO-060042, tel: 021 402 9100, e-mail: cabinet.rector@upb.ro,  în calitate de operator de date cu caracter personal, colectează și prelucrează date cu caracter personal prin intermediul facultăților, departamentelor, școlilor doctorale, direcțiilor/serviciilor/birourilor/ compartimentelor, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulament general privind protecția datelor – RGPD) și legislația națională privind protecția și securitatea datelor personale, în vigoare.

Datele de contact ale responsabilului cu protecția datelor

Pentru orice întrebare cu privire la modalitatea în care POLITEHNICA București prelucrează datele, sau dacă doriți să vă exercitați drepturile conferite de legislație, puteți contacta Responsabilul cu Protecția Datelor prin e-mail, la adresa: dpo@upb.ro.

Scopul și temeiul legal în care sunt prelucrate datele cu caracter personal

Universitatea Națională de Știință și Tehnologie POLITEHNICA București colectează date cu caracter personal în vederea îndeplinirii și derulării obligațiilor contractuale pe care și le asumă față de studenți. Pentru buna desfășurare a unor activități în folosul studenților, sunt solicitate categoriile de date de mai jos ce stau la baza respectării unor prevederi legale de către POLITEHNICA București. Prelucrarea de date cu caracter personal se realizează în toate scopurile prevăzute de lege, precum și în scopurile care derivă din misiunea POLITEHNICA București sau în strânsă legătură cu această misiune.

În funcție de scopul prelucrării vă informăm asupra principalelor tipuri de date cu caracter personal procesate, a scopului procesării și a temeiurilor legale pe bază cărora prelucrează, stochează și transmite date cu caracter personal. Refuzul furnizării acestor date duce la imposibilitatea încheierii unui contract de studii între dumneavoastră și universitate.

        POLITEHNICA București poate să colecteze și să prelucreze următoarele categorii de date:

·         Identificare (nume și prenume, inițialele tatălui/mamei, CNP, serie si număr carte de identitate/pașaport, număr marcă, semnătura, număr autoturism etc.);

·         Contact (adresă, e-mail, telefon, telefon contact urgență etc.);

·         Informații demografice (data nașterii, locul nașterii, țara etc.);

·         Informații personale (stare civilă, etnie, cetățenie, semnătură, nume și prenume soț/soție etc.);

·         Informații financiare (cont IBAN, număr card, data expirării, tipul cardului, motivul plății etc.);

·         Educație (liceu, facultate, specializare, diplome, cursuri, prezență, note etc.);

·         Informații privind sănătatea (stare sănătate, dizabilități etc.);

·         Informații despre situația specială a studenților (declarații de venit de la părinți, acte justificative/cupoane de pensie ale susținătorilor legali, adeverințe de la instituția de învățământ unde sunt școlarizați frații etc);

·         Identificatori online (adresă email, adrese de IP, identificatori ai rețelelor locale de internet sau ai hub-urilor, user, cookie-uri etc.);

·         Fotografii sau înregistrări video.

Datele personale sunt prelucrate cu un scop bine-determinat, conform legislației în vigoare, în folosul studenților, cum ar fi:

·         demararea înscrierilor la programele de licență, masterat, doctorat, postuniversitare, postdoctoral;

·         stabilirea condițiilor minimale pentru înscrierea la programul de studii, stabilirea mediei de admitere;

·         stabilirea de către cadrele didactice a nivelului de pregătire inițială;

·         completarea și semnarea contractelor de studii precum și a altor acte de studii;

·         eliberarea carnetului de student, a legitimațiilor de cămin, a legitimațiilor de transport, a legitimațiilor de acces la bibliotecă;

·         alocarea codului matricol individual;

·         colectarea și prelucrarea datelor privind studenții și cursanții prin sistemul Registrului Matricol Unic din Romania (RMUR);

·         certificarea existenței unei dizabilități pentru obținerea unor facilități;

·         acordarea unor bonusuri candidaților merituoși sau cu nevoi speciale (ex: burse);

·         decontarea abonamentelor STB;

·         evitarea dublei finanțări;

·         plata de către candidat a taxelor stipulate în contractul de studii și regulamentele POLITEHNICA București (taxa de studii, taxa de reexaminare, penalități, plată cazare în căminele POLITEHNICA București)

·         plătirea online pe site-ul https://studenti.pub.ro, prin ordin de plată (bancă) sau mandat poștal (poștă) sau la casieriile POLITEHNICA București;

·         repartizarea locurilor în tabere studențești;

·         demonstrarea desfășurării practicii de specialitate;

·         corespondență în format tipărit;

·         optimizarea comunicării;

·         cazării în căminele studențești;

·         analize și prelucrări statistice;

·         protecție și securizare împotriva intrușilor sau împotriva unor atentate digitale accidentale sau voite;

·         îndeplinirea condițiilor privind paza obiectivelor, a bunurilor și valorilor precum și protecția persoanelor;

·         preluarea de imagini, înregistrări video în cadrul participării la diverse activități  organizate de POLITEHNICA București (ex. cursuri online, expoziții, festivități de absolvire, activități de voluntariat etc.);

·         pentru îndeplinirea obligației contractuale și legale de a oferi servicii educaționale beneficiarilor (studenți, cursanți, formabili), înregistrarea activității didactice online, devenind resursă educațională la dispoziția cadrului didactic și a studenților;

Legalitatea prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal o reprezintă:

·         RGPD art. 6 alin. 1 lit. (b) – prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persona vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract;

·         RGPD art. 6 alin. 1 lit. (c) – prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului;

·         RGPD art. 6 alin. 1 lit. (f) – prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de universitate. Notă: între studenți și POLITEHNICA București există o relație relevantă studenții fiind beneficiari direcți ai universității, iar cadrele didactice fac parte din universitate, împreună formând comunitatea academică Universitatea Națională de Știință și Tehnologie POLITEHNICA București cu scopuri și interese comune.

·         ORDIN Nr. 3714/2018 din 21 mai 2018 privind aprobarea Regulamentului de organizare, funcționare și operaționalizare a Registrului Matricol Unic al Universităților din România;

·         Legea Învățământului superior nr. 199/2023;

·         Legea contabilității nr. 82/1991 republicată și actualizată;

·         Legea nr. 365/2002 privind comerțul electronic, republicată, cu modificări ulterioare;

·         Legea 258/2007 privind practica elevilor si studenților;

·         Legea nr.333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor și normele de aplicare ale acesteia;

·         HG 301/2012 Norme metodologice de aplicare a Legii 333/2003;

·         Instrucțiunea 9/2013 privind efectuarea analizei de risc la Securitate fizică;

·         Regulament privind organizarea și funcționarea căminelor și cantinelor care aparțin Universității;

·         Metodologia de primire la studii și școlarizare a cetățenilor străini din state non-UE, care nu fac parte din Spațiul Economic European și din Confederația Elvețiană a Universității Naționale de Știință și Tehnologie POLITEHNICA București.

Categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal sunt destinate utilizării de către operator și sunt comunicate următorilor destinatari, dacă este cazul:

  • Ministerul Educației Naționale care coordonează activitatea Consiliului National pentru Finanțarea Învățământului Superior;
  • Ministerul Tineretului și Sportului;
  • Consiliului National de Statistică și Prognoză a Învățământului Superior;
  • Direcției generale învățământ universitar din cadrul MEN;
  • Ministerul Finanțelor Publice;
  • Curtea de Conturi a României;
  • Compania Naționale Poșta Română (pentru corespondența tipărită – dacă se impune);
  • Instituții bancare;
  • Casele de Cultură ale Studenților și Complexul Cultural Sportiv Studențesc Tei;
  • Arhivare în format fizic și/sau electronic; audit; etc.;
  • Alte instituții de învățământ superior naționale sau internaționale;
  • Instituții naționale sau europene ce finanțează proiecte de cercetare;
  • Instituții publice: CASMB, Autorităților publice centrale și locale din România (de ex: MAI, ANAF, ONPCSB, Consiliul Concurenței, Arhivele Naționale), organe ale poliției;
  • organelor judiciare din România și din alte țări (UE, recunoscute de UE că respectă normele de protecție a datelor cu caracter personal sau care au acorduri de protecție a datelor cu caracter personal cu România), precum și instanțelor judecătorești, parchetelor;
  • Instituții de investigare și suport pentru incidente de securitate cibernetică.

Dezvăluirea datelor de către Universitatea Națională de Știință și Tehnologie POLITEHNICA București către terți se face conform prevederilor legale pentru categoriile de destinatari precizați anterior.

Transferul datelor cu caracter personal către un destinatar dintr-o țară terță

POLITEHNICA București poate transfera anumite date personale, dar numai pe bază de consimțământ formulat expres de către persoana vizată. Transferul datelor se va executa în baza unui acord bilateral de protecție a datelor personale stipulate prin clauze contractuale sau numai către acele țări în care sunt implementate reguli de protecția datelor în concordanță cu RGPD.

Perioada pentru care vor fi stocate datele cu caracter personal

Datele cu caracter personal care au fost sau vor fi solicitate, vor fi furnizate de către persoana vizată sau de împuterniciții legali ai acestora și vor fi prelucrate pe o perioadă de timp prevăzută în legislația europeană și națională, în conformitate cu RGPD și celelalte baze legale care impun acest lucru, respectând principiile de asigurare a securității acestora și de respectare a drepturilor dumneavoastră.

Drepturile persoanei vizate

Conform Regulamentului U.E. 679/2016, beneficiați de:

  • Transparența informațiilor, a comunicărilor și a modalităților de exercitare a drepturilor persoanei vizate – POLITEHNICA București furnizează și comunică orice informații referitoare la prelucrarea datelor personale, într-o formă concisă, transparentă, inteligibilă și ușor accesibilă (conform art. 12 din RGPD);
  • dreptul de a fi informat – de către POLITEHNICA București despre tipul, scopul și temeiurile legale ale prelucrării (conform art. 13 si 14 din RGPD);
  • dreptul de acces – persoana vizată are dreptul de a obține din partea POLITEHNICA București o confirmare că prelucrează sau nu date cu caracter personal care o privesc (conform art. 15 din RGPD);
  • dreptul la rectificare – fără întârzieri nejustificate, a datelor cu caracter personal inexacte (conform art. 16 din RGPD);
  • dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”) – persoana vizată are dreptul de a obține din partea POLITEHNICA București ștergerea datelor cu caracter personal care o privesc (conform art. 17 din RGPD);
  • dreptul la restricționarea prelucrării – persoana vizată poate obține restricționarea prelucrării în cazul în care se aplică unul dintre cazurile menționate în art. 18 din RGPD;
  • POLITEHNICA București are obligația de notificare privind rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal sau restricționarea prelucrării (conform art. 19 din RGPD);
  • dreptul la portabilitatea datelor­ – POLITEHNICA București poate transmite la cererea persoanei vizate datele sale cu caracter personal furnizate inițial, către un alt operator (conform art. 20 din RGPD);
  • dreptul la opoziție – persoana vizată are dreptul de a se opune în limita legislației în vigoare (conform art. 21 din RGPD);
  • dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri (conform art. 22 din RGPD).

Pentru exercitarea acestor drepturi, vă puteți adresa cu o cerere scrisă, datată și semnată la Biroul Protecția Datelor cu Caracter Personal din cadrul universității sau în format electronic la adresa de e-mail dpo@upb.ro utilizând cererile tip de pe site www.upb.ro .

De asemenea, vă este recunoscut dreptul de a depune o plângere în fața Autorității Naționale de Supraveghere www.dataprotection.ro și de a vă adresa justiției.

Dacă unele din datele personale sunt incorecte, vă rugăm să ne informați cât mai curând posibil.

Sursa datelor cu caracter personal

POLITEHNICA București colectează date personale direct de la dumneavoastră sau de la terți (cum ar fi recomandări, adeverințe de la persoane juridice, instituții de învățământ).

În cazul în care trebuie să prelucrăm date cu caracter personal obținute de la terți, aceștia din urmă au obligația de a vă furniza informațiile necesare cu privire la utilizarea datelor cu caracter personal transmise.

Detalii privind prelucrările de date speciale sau întemeiate pe consimțământ

Atunci când prelucrarea se bazează pe articolul 6 alineatul (1) litera (a) ”persoana vizată și-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice” sau pe articolul 9 alineatul (2) litera (a) ”persoana vizată și-a dat consimțământul explicit pentru prelucrarea acestor date cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice, cu excepția cazului în care dreptul Uniunii sau dreptul intern prevede ca interdicția prevăzută la alineatul (1) să nu poată fi ridicată prin consimțământul persoanei vizate” din RGPD, aveți dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia. Astfel, puteți modifica sau elimina consimțământul în orice moment, și vom acționa imediat în consecință, cu excepția cazului în care există un motiv legal sau un interes legitim pentru a nu face acest lucru.

Angajamentul și politica POLITEHNICA București privind protecția și securitatea datelor

La datele personale ale beneficiarilor serviciilor educaționale poate avea acces numai personalul cu atribuții specifice din cadrul POLITEHNICA București. Universitatea ia toate măsurile de securitate necesare pentru protecția datelor cu caracter personal transmise, stocate sau prelucrate  împotriva distrugerii, pierderii, modificării nelegale sau accidentale, divulgării neautorizate sau accesului neautorizat, precum și împotriva oricărei alte prelucrări nelegale. Măsurile de securitate pe care le implementăm cu privire la datele cu caracter personal au capacitatea de a asigura confidențialitatea, integritatea, disponibilitatea și rezistența continuă a sistemelor și serviciilor de prelucrare, precum și capacitatea de a restabili disponibilitatea datelor cu caracter personal și accesul la acestea în timp util în cazul în care are loc un incident de natură fizică sau tehnică.

Informații suplimentare

Responsabilul pentru protecția datelor are atribuții de monitorizare a conformității cu legislația a tuturor aspectelor care au legătură cu protecția datelor cu caracter personal.

Vă rugăm să ne contactați dacă aveți orice preocupări sau întrebări legate de informațiile de mai sus.

Având în vedere posibilitatea identificării unor noi prelucrări de date de natură personală, faptul că legile privind protecția datelor cu caracter personal și recomandările autorității de supraveghere se schimbă și se îmbunătățesc periodic, este posibil ca această informare privind confidențialitatea datelor să se schimbe și ea. Ne rezervăm dreptul de a modifica în orice moment, din orice motiv și fără notificare acest document de informare. Vom publica pe site-ul nostru (www.upb.ro) orice schimbare pe care o vom face la această informare.